Mục lục
Trao đổi thông tin là công việc quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiện nay. Chính vì thế, việc sở hữu một địa chỉ email uy tín và chuyên nghiệp là yếu tố quyết định đến sự thành công của mọi doanh nghiệp.
Ngày nay, việc thiết lập tài khoản email không còn quá phức tạp, ngoài việc sử dụng các đơn vị cung cấp dịch vụ này, doanh nghiệp đã có thể tự xây dựng tài khoản email uy tín mà không tốn phí. Hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tạo email doanh nghiệp hoàn toàn miền phí chỉ với vài bước đơn giản
Thế nào là email doanh nghiệp?
Email doanh nghiệp còn được hiểu là địa chỉ email thuộc quyền sở hữu của công ty, dùng để trao đổi – liên lạc trong nội bộ, khách hàng và đối tác. Email này thường có cấu trúc đuôi là tên miền riêng của website doanh nghiệp. Ví dụ: [email protected]
Đã đến lúc đưa thương hiệu doanh nghiệp của bạn đến gần khách hơn. Email doanh nghiệp chính là công cụ lý tưởng hỗ trợ cho mục đích này.
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện một số dịch vụ hỗ trợ tạo email doanh nghiệp theo tên miền miễn phí, cụ thể như:
- Zoho Mail Free
- Yandex Mail
Tính đến thời điểm hiện tại Yandex Mail, Zoho Mail là 2 nhà cung cấp email tên miền miễn phí và uy tín nhất. Đặc biệt, thao tác khởi cũng đơn giản với hiệu quả sử dụng cao.
Tạo email doanh nghiệp với Zoho Mail Free
Đây là một ứng dụng mail theo đuôi tên miền miễn phí trọn đời tối đa 5 người dùng. Khi sử dụng, mỗi người được cấp 5GB lưu trữ với đầy đủ tính năng của email nhận – gửi thư đi cùng bộ lọc thư rác đời mới.
Nhược điểm của gói miễn phí này là không hỗ trợ giao thức imap và pop3. Việc này đồng nghĩa chỉ có thể sử dụng trên nền web hoặc thông qua ứng dụng của zoho.
Để tạo email doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail, hay thực theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào Link website của Zoho Mail Free, sau đó điền đầy đủ thông tin cần thiết và nhấn “Sign up” để tiếp tục.
- Bước 2: Đến bước này, tài khoản đã được khởi tạo thành công, hãy xác minh qua điện thoại.
- Bước 3: Sau khi xác minh, Zoho sẽ hỏi người dùng muốn đặt email theo tên miền là [email protected] hay [email protected]. Hãy chọn phương án đầu để được chuyển qua bước tiếp theo.
- Bước 4: Khi kết thúc quá trình đăng ký, người dùng sẽ được điều hướng đến trang xác minh tên miền. Đây là khâu quan trọng, xác minh quyền sở hữu tên miền của người dùng để hoàn tất quy trình.
Tại khung bên trái, lựa chọn “Verify Domain” để xác minh tên miền. Sau đó chuyển đến “Select your DNS Manager” để chọn Trình quản lý DNS cho mình.
Tiếp tục mở rộng menu, rê chuột xuống để chọn ra nhà cung cấp tên miền cụ thể. Đây là thao tác quan trọng và cần thiết để khởi tạo một tài khoản email doanh nghiệp miễn phí.
Nếu nhà cung cấp email không được đề cập trong các tùy chọn sẵn có, hãy nhấp vào “Other” để lựa chọn.
Đồng thời Zoho Mail tiếp tục cho phép người dùng xác minh tên miền bằng 3 phương pháp đơn giản sau:
- Phương pháp TXT
- Phương pháp CNAME
- Phương Pháp HTML
- Bước 5: Tại đây, hãy chọn một phương pháp mà mình muốn và thực hiện theo các thao tác hướng dẫn. Trong phần này, BizFly Cloud sử dụng xác thực bằng CNAME để lấy thí dụ.
- Bước 6: Đăng nhập vào tài khoản tên miền vừa khởi tạo, tiếp theo hãy trỏ đến tab DNS nâng cao trong tên miền.
- Bước 7: Thực hiện thêm bản ghi CNAME mới, đồng thời nhập các giá trị do Zoho Mail cung cấp.
- Bước 8: Sau khi xây dựng cấu hình đúng, hãy trở về trang Cài đặt tên miền và click chuột vào “Proceed to CNAME Verification” ở phía cuối màn hình.
- Bước 9: Tại cửa sổ mới, hãy xác nhận thông tin hiển thị là đúng. Sau khâu kiểm tra, hãy nhấp vào “Verify Now”.
- Bước 10: Sau khi thành đầy đủ các quy trình xác minh tên miền, bạn sẽ được điều hướng đến một trang mới để yêu cầu khởi tạo địa chỉ email doanh nghiệp miễn phí.
Khi đã hoàn thành, hãy vào Link này để truy cập vào bảng điều khiển email của bạn. Tại đây, nó sẽ cho phép người dùng tự đăng nhập vào tài khoản email đã mặc định.
Lưu ý, dịch vụ này chỉ cho phép tối đá 5 người dùng. Nếu bạn muốn thêm người thứ 6 thì phải bắt nâng cấp tài khoản mất phí và phải thanh toán luôn cho cả 5 người dùng trước.
Tạo email doanh nghiệp với Yandex Mail
Đây là dịch vụ nổi bật của công ty Yandex chuyên về tìm kiếm (tương tự Google) của Nga và lớn thứ 4 trên thế giới. Nó cho phép người dùng đăng ký email theo tên miền miễn phí có tối đa 1000 mailboxes.
Hãy thực hiện theo quy trình dưới đây để sở hữu Yandex Mail miễn phí cho doanh nghiệp:
- Bước 1: Truy cập vào link https://passport.yandex.com/registration và điền đầy đủ các thông tin cần thiết theo form mẫu.
- Bước 2: Cung cấp số điện thoại để nhận mã code mà hệ thống Yandex gửi cho bạn. Nhập mã code gồm 6 số sau đó chọn “Confirm”. Sau đó bấm “Register” để hoàn thành thao tác đăng ký.
- Bước 3: Sau khi đăng ký thành công, nếu chưa có sẵn tên miền để hoạt động thì truy cập vào link https://domain.yandex.com/domains_add/ để thêm tên miền bất kỳ vào Mail Yandex
Nếu đã có sẵn tên miền, bạn chỉ cần vào trang Mail for Domain của Yandex. Sau đó nhập tên miền muốn thêm vào ô “Enter a domain name for your mailbox” rồi ấn “Connect Domain”. Khi đã thêm tên miền thành công, bấm “Add” để tiếp tục bước tiếp theo.
- Bước 4: Xác thực chủ sở hữu của tên miền theo 2 cách sau:
+ Cách 1: Upload toàn bộ nội dung file .html lên phần root của domain theo hướng dẫn của hệ thống Yandex
+ Cách 2: Ở phần quản trị DNS Domain bạn tạo 1 subdomain như hệ thống hướng dẫn.
Sau khi thấy tích xanh ở tên miền, tiếp tục truy cập vào “DNS management” và kích hoạt cấu hình DNS domain để xác minh.
- Bước 5: Vào tài khoản Yandex Mail vừa được kích hoạt thành công để cài đặt người dùng và cấu hình SPF/DKIM
Sử dụng email doanh nghiệp miễn phí có thật sự hiệu quả?
Việc sử dụng email doanh nghiệp miễn phí khi nhu cầu sử dụng thấp hay tiết kiệm chi phí là điều tất yếu. Nhưng khi doanh nghiệp phát huy tối đa công năng và hiệu quả sử dụng thì nên cân nhắc các dịch vụ email mất phí.
Điển hình như dịch vụ miễn phí của Zoho Mail hay Yandex Mail cung cấp trọn đời nhưng tính năng – dung lượng hạn chế, đồng thời bảo mật kém. Do vậy, tùy thuộc vào quy mô, mục đích sử dụng để lựa chọn email doanh nghiệp tốn hoặc không mất phí.
Chúc các bạn tạo email doanh nghiệp thành công!
